時短仕事術で仕事時間を半分にしよう！
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目次
時短仕事術で効率的に仕事をしよう
紙直樹です。
僕がいつも心がけている、
仕事時間を短縮させるポイントについてお話しします。
僕はあらゆる仕事をしていますが、
実働でいうと普段は1日3，4時間くらいしか仕事していません。
それは具体的にどんなことをやっているのか
全てお伝えしますので、
これを読んでいただければ
業務時間がかなり短縮できる筈です。
業務時間が短縮できるという事は、
自分の時間を作れるのはもちろん、
今やっている取り組みを半分の時間でできる
ようになりますので、かなり有益かなと思います。
時短仕事術のポイント７つ
仕事を早く終わらす基礎として、
上記内容のツイートをしました。
ぶっちゃけ僕的には当たり前の事で、
サラリーマンを経験してきた中で
自然に培ってきた部分だったので、
「当たり前すぎるかな？」と思ってツイートしたら
思いのほか、反響がありまして
「お、マジか。」となり、改めてお伝えしている次第です。
それでは、ひとつずつ解説していきますね。
①軽い仕事を最初に２、３潰す
これは結構大事だと思っています。
どういう事かというと、例えば
メールチェックとか、机の掃除とか、本当に
1分2分で終わるような仕事を最初に2、3個潰します。
自分でやってる個人事業主の方や経営者の方は自由だし、
会社勤めの社会人の方なら定時は決まってますよね。
その中で、仕事始めはまだちょっと
脳が起きてなかったりするじゃないですか。
ですので、
ウォーミングアップというかジャブというか、
そんなイメージで簡単な仕事を２、３個ポンポンと潰します。
そうするとちょっと温まってくるので、
そこから本格的に仕事を始める、というわけです。
②人に振る仕事は最優先
本格的に仕事を始めたら、
僕が常に意識しているのは
人に振る仕事は最優先で行うということ。
基本的に降った時点で、
その人の仕事というのは始まって行くじゃないですか。
僕が仕事が全部終わった後に人に振ると
その時点からその人の仕事が始まってしまいます。
だけど僕が仕事始まった段階でその人に振っておけば
その人は仕事が早く進むわけですよね。
僕が定時の時点で終わらせることができます。
でももし僕の仕事が終わってから振っていたら？
…翌日になってしまいますよね。
なので、人に振る仕事は先にやっておくと、
自分が他の仕事をしている間も他の人が同時に
進めてくれるので、僕が仕事終わるころには
まあまあ終わってる、というわけです。
自分の部下、経営者だったら社員、
個人でやってる方なら外注さんなどに、
人に振る仕事、タスクは必ず最初に行うこと。
これ、絶対条件で覚えておいて下さい。
かなり大事です！
③すぐ終わる仕事は後回しにしない
これも結構大事ですね。例えば、
「この書類どこにありました？」
「この画像ってどこにありましたっけ？」
みたいなちょっとした質問に、
「ちょっと忙しいから後でやるわ」
みたいに後回しにしてしまうと、
単純に忘れちゃうこともあるし、
タスクがどんどんたまっていきますよね。
それって気が重くなってくるので、
30秒以内とか、秒でできるものはその場で渡しちゃう。
また、短時間で終わるメールや電話は来たら
ぱぱっとすぐやっちゃう。
というのが、
タスクがたまっていかないので、絶対いいです。
④常に「自分がやる必要がある仕事か？」を考える
常に「自分がやる必要がある仕事か？」を考える
あるいは、特に経営者の場合は、
根本的になくせる仕事かどうかについて
常に考えましょう。
例えば先ほど例に出した、
「この画像ってどこにありましたっけ？」
というのは、保管場所をちゃんと決めていないから
そういう事が起きるっていうだけなんですよね。
もしくは、
保管場所は決まっていたとしても認知が足りていない。
ちゃんとそれを見える化してルール化を徹底
していれば起こりえないわけです。
また、僕は今
オンラインサロンをやってるんですが
質問が結構来たりします。
そういうのをちゃんとQ&A化しておく、とか。
本当に小さい、些細なことから
これは本当にいちいちやる必要があるのか？
を考えましょう。
例えば動画を撮る、これは絶対に
僕じゃないとできないじゃないですか。
でもその動画を編集したりサムネイルを作ったり、
というのは、僕も一応技術的にはできますけど
そこまでやってたら考える仕事とかが
絶対的にできなくなってしまうんですよ。
自分がやる必要はないと思ったら、
すぐに僕は人に振ります。
あるいは書き溜めておいて、
週1でミーティングをやってるんですがその時に
「こういうルールで今後はやってもらっていい？」
という具合に振ります。
常に、
自分じゃないといけないのか？
自分じゃなくてもいいんじゃないか？
そもそも誰もがやらなくていい仕事じゃないのか？
そういった割り振りを頭の中で整理しておくと
仕事が非常にサクサク進んでいきます。
⑤ミスると致命的なもの以外は振ったら一旦任せる
例えば「大きい取引先のすごい偉い人に何か
電話をする」ってなると、結構神経使いますよね。
でも「これコピー取ってきて」って時に、
「大丈夫かな？ちゃんとできたかな？」
とか意味ないじゃないですか。
やらせてもしミスった場合に致命的にやばい
というもの以外は基本任せます。
もし何か不備があっても、
上がってきたものに対して
「次はこうしようね」で十分です。
例えば、物販とかをやってる人は、
顧客対応を外注さんに任せたりするじゃないですか。
外注さんからすると、アカウントが
どうなろうと知ったこっちゃないですよね。
なので何かクレームがあった時に、
事務的に対応したりしがちですが、
それが結果、更なるクレームに繋がったりするんです。
アカウントヘルスが悪くなるのって
かなり致命的ですよね。
ですので、そういう大事なことは
こまめにチェックした方がいいです。
でも、「企画書を作る」みたいな事は
もしその企画書が変なものだったとしても
別に次につなげればいいじゃないですか。
なのでそういうものは、
ちょこちょこ確認せずに一旦任せる！
それが大事です。
⑥会議などはケツを決める
会議、ミーティング、打ち合わせ、、、
仕事していれば誰でもありますよね。
これが、テーマとケツを決めないと
ダラダラダラダラ進むんです。
始まってから「今日何について話そうか」
みたいのが結構あるんですけど、
これは一番ダメですね！
会議は基本的に、
参加する人全員に議題がシェアされていて、
議題についてちゃんと自分なりの答えを持ってる状態で、
どの案が一番いいかを決めるくらいのノリがいいです。
基本的に僕はあまり会議をやらないですが、
やる場合は事前に議題を作ったり、
各々がちゃんと考えを持った状態でやらないと
議題になるような事ってそれなりに難しいので、
よーいドンで話してもそんな簡単に決まる訳ないですよ。
なので事前に、
「議題はこれ」「時間はこれ」ってちゃんと決める！
これ、絶対に大事です。
大きい企業の重要な会議に出たことありますけど
ちゃんとしたところだと会議にストップウォッチ持ってたりしますよ。
⑦好調な日は翌日分もやる
仕事をしていると、良い日悪い日ってありますよね。
悪い日は悪い日なりにしっかりやるのも大事ですが、
「お、今日ノってるな♪」って日には
次の日の分もやっちゃいましょう！
そうすることで前倒しにできるので、
どんどん余裕が生まれて好循環が出来ます。
まとめ
時短仕事術について７つのポイントを解説しました。
- 軽い仕事を最初に２、３潰す
- 人に振る仕事は最優先
- すぐ終わる仕事は後回しにしない
- 常に「自分がやる必要がある仕事か？」を考える
- ミスると致命的なもの以外は振ったら一旦任せる
- 会議などはケツを決める
- 好調な日は翌日分もやる
どれも当たり前っちゃ当たり前ですが、
今一度読み返して実践していただけたら幸いです。
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今回の記事は以上となります。
ありがとうございました！
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